Déclaration de confidentialité MijnUren Solo

Qui est responsable de quoi

Vangelder Solutions BV, Pastorijstraat 27, 9100 Nieuwkerken-Waas, btw BE 0802.046.676, développe MijnUren Solo. Chez Solo il y a deux rôles, et la différence détermine à qui vous devez vous adresser.

Ce dont nous sommes responsables

Votre compte et la connexion, la sécurité et la journalisation du service, le support, votre abonnement et son encaissement, notre propre facture à votre nom, et le code de parrainage ou de réduction avec lequel vous êtes arrivé chez nous. Pour cela, c’est nous qui déterminons la finalité, et c’est à nous que vous vous adressez directement.

Ce dont vous êtes responsable

Tout ce que vous introduisez vous-même dans Solo : vos chantiers, vos heures, vos dépenses et tickets, vos tarifs, votre IBAN, vos notes, vos factures et les données de vos donneurs d’ordre. C’est votre administration, avec votre finalité. Nous en sommes le sous-traitant : nous n’en faisons que ce que vous nous demandez, et rien d’autre. Ce que cela implique précisément figure dans l’Annexe de traitement des données MijnUren Solo, qui fait partie intégrante des conditions générales.

Conséquence pratique : si l’un de vos donneurs d’ordre demande l’accès à ses données ou leur suppression, c’est vous son point de contact. Nous vous aidons à y donner suite, à votre demande.

Quelles données nous traitons

• Votre entreprise : nom et prénom, nom de l’entreprise, numéro de TVA, votre métier, l’adresse de votre entreprise.
• Deux adresses e-mail : l’adresse avec laquelle vous vous connectez et — si vous la renseignez — une adresse distincte à laquelle nos factures vous sont envoyées. Si vous laissez la seconde vide, nous utilisons votre adresse de connexion.
• Vos tarifs et données de paiement : tarif horaire, indemnité kilométrique et IBAN. Votre IBAN figure sur les factures que vous émettez vous-même ; nous ne l’utilisons pour aucun encaissement.
• Vos chantiers : nom, adresse, couleur, et si des kilomètres y sont facturés.
• Vos enregistrements : heures par jour et par bloc horaire, pauses, kilomètres, le type de journée, et la note libre que vous pouvez ajouter à une journée.
• Vos dépenses et trajets isolés : date, description, montant et TVA ou un nombre de kilomètres, et le chantier auquel la dépense se rattache. Si vous y joignez un ticket — une photo ou un pdf — nous conservons ce fichier ; cette fonctionnalité est déployée progressivement et sera accessible à tous à partir du 12 octobre 2026. Un justificatif de paiement contient souvent plus que le montant : le commerçant, l’heure, parfois les derniers chiffres de votre carte ou le détail de vos achats — cela reste visible sur la photo elle-même, que nous conservons pour vous. D’une photo analysée, nous retenons en plus ce que l’analyse y a reconnu : le commerçant, la date, le montant, la TVA et le type de ticket, avec un indice de confiance portant uniquement sur le montant, la date et le commerçant. Le détail des articles de votre ticket, nous ne le conservons pas.
• Vos donneurs d’ordre et projets : nom, adresse, numéro d’entreprise et de TVA, adresse e-mail et adresse Peppol.
• Vos états de prestations et factures, y compris le fichier de facture électronique (UBL) et, en cas d’envoi, la preuve de celui-ci.
• Données techniques : moments de connexion, adresse IP et messages d’erreur. Si l’application ou le site se bloque, nous recevons un rapport technique. Il ne contient ni heures, ni adresses, ni factures — uniquement des informations techniques et une référence à votre numéro d’utilisateur.

Vos donneurs d’ordre, vos notes et vos factures peuvent contenir des données d’autres personnes. La répartition des rôles ci-dessus s’y applique.

Ce que nous ne traitons pas : aucune donnée de localisation, aucun contact, aucun agenda, aucune donnée de santé et aucun identifiant publicitaire. Nous ne consultons pas votre photothèque : les seules images qui nous parviennent sont les tickets que vous ajoutez vous-même à une dépense. L’application demande uniquement l’accès à internet.

Pourquoi nous les utilisons, et sur quelle base

Nous n’utilisons pas vos données à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas et nous ne prenons pas de décisions automatisées produisant des effets juridiques à votre égard.

Avec qui nous les partageons

Uniquement avec les parties nécessaires à la fourniture du service. La liste complète, avec siège, rôle et garanties, figure dans notre registre des traitements ; ci-dessous ce qui vaut spécifiquement pour Solo.

• Hébergement et base de données — les données se trouvent dans l’Union européenne (Irlande).
• Paiements — votre abonnement est encaissé via notre prestataire de paiement. Nous voyons si un paiement a abouti, pas les données de votre carte.
• Facturation électronique — si vous envoyez une facture comme facture électronique, elle transite par notre point d’accès Peppol vers votre donneur d’ordre. Si vous choisissez l’e-mail, elle part directement à l’adresse de votre donneur d’ordre.
• Votre comptable — si vous renseignez une adresse de transmission, il reçoit une copie de chaque facture et note de crédit que vous émettez. Cela n’a lieu que tant que ce champ est rempli.
• L’analyse d’un ticket — si vous ajoutez une photo (pas un pdf), elle part une fois vers le service de reconnaissance de texte de Microsoft (Azure AI Document Intelligence, aux Pays-Bas) pour en proposer le montant, la date et le commerçant. Si Microsoft utilise aussi cette image pour entraîner son propre modèle, le service ne le précise pas, et nous n’avons pas pu l’établir — c’est précisément pour cela que nous demandons la suppression chez Microsoft dès la fin de l’analyse ; si cela échoue une fois, Microsoft supprime lui-même la photo et le résultat, au plus tard vingt-quatre heures après. Vous n’en voulez pas : désactivez la reconnaissance de texte avant de choisir la photo — le bouton et l’explication se trouvent au-dessus du champ de fichier — et la photo ne quitte alors pas notre serveur.
• Rapports d’erreur — les rapports techniques sont envoyés à notre service de suivi des erreurs, avec traitement des données au sein de l’UE.

Les adresses et le calcul kilométrique

Si vous faites calculer la distance jusqu’à un chantier, le chemin que suit votre adresse dépend de la version de votre application. À partir de la version 1.5 de l’application iPhone, l’adresse est envoyée à notre propre serveur, qui demande la distance à un service cartographique de Microsoft dont le traitement a lieu au sein de l’UE. Votre appareil ne communique alors pas directement avec un service cartographique, et votre adresse IP n’atteint pas Microsoft.

Dans les versions plus anciennes, l’application envoie encore l’adresse directement depuis votre appareil vers un service cartographique public, et deux coordonnées sont transmises à un service de calcul d’itinéraire. Aucun nom, aucune adresse e-mail ni donnée de compte n’est transmis ; votre adresse IP l’est inévitablement. Cette limitation continue de s’appliquer à vous tant que vous ne mettez pas à jour. Ce que cela implique précisément figure dans l’Annexe de traitement.

Si vous saisissez les kilomètres vous-même, aucune adresse n’est envoyée.

Combien de temps nous les conservons

• Tant que votre compte existe, nous conservons vos données. Nous ne supprimons de notre propre initiative rien de ce que vous avez encodé.
• À l’issue de votre période d’essai sans souscrire d’abonnement : nonante jours, après quoi nous les supprimons de nos systèmes actifs ; les copies de sauvegarde subsistent encore brièvement et sont écrasées selon leur propre cycle. Pendant ce délai vous pouvez obtenir une exportation sur demande, et vous pouvez à tout moment demander une suppression immédiate. Si vous activez malgré tout, tout est conservé. Les factures et notes de crédit que vous avez vous-même émises ne relèvent pas de ce délai : elles sont conservées aussi longtemps que la loi l’exige et restent disponibles pour vous.
• Si vous supprimez vous-même votre compte, cela se fait immédiatement et intégralement. Le fonctionnement est décrit sur Supprimer mon compte.
• Les tickets suivent leur dépense : supprimez la dépense, et le ticket disparaît ; supprimez votre compte, et il disparaît aussi ; et si votre période d’essai prend fin sans abonnement, ils disparaissent après nonante jours avec le reste. Le fichier lui-même se trouve en outre dans une copie nocturne chez Microsoft aux Pays-Bas, chiffrée avec une clé que nous seuls gérons ; cette copie disparaît à son tour dans les trente jours suivant la suppression.
• Nos propres factures à votre nom relèvent de l’obligation fiscale de conservation et restent conservées, même après la suppression de votre compte.
• Les journaux techniques ne sont pas conservés plus de douze mois, uniquement à des fins de sécurité et de détection des erreurs.
• Les sauvegardes suivent encore pendant sept jours ; ensuite une donnée supprimée en disparaît également.

Pourquoi nonante jours, et non trente comme pour MijnUren destiné aux entreprises. La différence est voulue. Chez Solo il s’agit de votre propre travail, que vous avez encodé vous-même et dont vous êtes vous-même responsable du traitement ; un délai large vous laisse la possibilité de revenir sans avoir tout perdu. Chez les entreprises il s’agit de données de travailleurs — des personnes qui n’ont pas choisi d’y figurer — et là, un délai court est précisément le but.

Le délai de nonante jours s’applique aux périodes d’essai qui prennent fin après l’entrée en vigueur de la présente déclaration.

Vos droits

Vous avez droit à l’accès, à la rectification, à l’effacement, à la limitation, à la portabilité et à l’opposition. Pour les données de votre compte et de votre abonnement, vous exercez ces droits directement auprès de nous, via contact@vangeldersolutions.be. Vous ne devez vous adresser à personne d’autre — dans Solo, vous n’avez ni employeur ni gestionnaire au-dessus de vous.

Une grande partie, vous pouvez d’ailleurs la faire vous-même : modifier ou vider des champs du profil, effacer des journées et des blocs horaires, supprimer une dépense avec son ticket, supprimer des donneurs d’ordre, et supprimer tout votre compte. Voir Account verwijderen pour ce que vous pouvez faire vous-même et ce que nous faisons à votre demande.

Nous répondons dans les trente jours. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.

Sécurité

Chiffrement en transit (TLS) et au repos chez notre partenaire d’hébergement. Vos données sont cloisonnées au niveau de la base de données : vos heures, chantiers, tarifs, numéro de compte et donneurs d’ordre ne sont lisibles que par vous. Un entrepreneur que vous liez vous-même ne voit que vos totaux mensuels pour ses chantiers. Vous pouvez activer vous-même la vérification en deux étapes avec une application d’authentification. Nous effectuons une sauvegarde quotidienne de la base de données, conservée sept jours.

Sur votre appareil, l’application conserve votre session de connexion dans le trousseau (Keychain) d’iOS, chiffré par le système d’exploitation et lisible seulement après le premier déverrouillage de l’appareil qui suit son démarrage.

Modifications de la présente déclaration

Les modifications substantielles sont annoncées au moins trente jours à l’avance par e-mail. La date en haut de page indique quand cette version a été mise à jour.

Contact