Données d’entreprise
Vangelder Solutions BV
Pastorijstraat 27
9100 Nieuwkerken-Waas
Belgique
N° TVA BE 0802.046.676
E-mail : contact@mijnuren.be
mijnuren est un produit SaaS de Vangelder Solutions BV. Dans ces documents, « nous », « notre » ou « Vangelder Solutions » désigne cette société ; « mijnuren » ou « la plateforme » désigne le service logiciel que nous fournissons.
Déclaration de confidentialité
Vangelder Solutions BV attache une grande importance à la protection des données à caractère personnel. Nous traitons les données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation d’exécution belge.
Cette déclaration de confidentialité s’applique au site web mijnuren.be et à sa version française mesheures.be, ainsi qu’aux applications mobiles mijnuren pour iOS et Android. Les applications traitent les mêmes catégories de données que la plateforme web (voir ci-dessous) et utilisent, comme l’application web, Sentry pour les rapports de plantage (région de données UE, identifiant utilisateur pseudonymisé, pas d’adresse IP). Les applications ne contiennent ni publicités, ni identifiants publicitaires, ni traceurs analytiques ou marketing.
1. Qui est responsable ?
Pour les sites web mijnuren.be et mesheures.be ainsi que pour la gestion commerciale, Vangelder Solutions BV (voir les données d’entreprise ci-dessus) est le responsable du traitement. Pour la plateforme elle-même, nous agissons en qualité de sous-traitant pour le compte du client-employeur, qui est responsable du traitement des données de ses travailleurs.
2. Quelles données traitons-nous ?
- Identification : nom, adresse e-mail, fonction, équipe, ancienneté.
- Données de congés et de temps : demandes, soldes, heures encodées, jours de maladie.
- Documents téléversés : certificats médicaux (conservés chiffrés).
- Données techniques : moments de connexion, adresse IP, type de navigateur — exclusivement pour la sécurité et la détection d’erreurs. Sur le formulaire d’inscription d’app.mijnuren.be, nous utilisons Cloudflare Turnstile contre les robots et le spam ; celui-ci traite à cette occasion votre adresse IP.
- Données de facturation de l’entreprise cliente (abonnement en ligne) : nom de la société, numéro de TVA, adresse de facturation et données de paiement — aucune donnée de travailleurs individuels.
- Notes de frais et tickets (module Notes de frais) : une photo d’un ticket accompagnée du montant, de la date, de la catégorie et de la description — uniquement lorsque votre employeur utilise le module Notes de frais.
Catégories particulières. Les motifs de maladie et d’absence ainsi que les certificats médicaux téléversés sont des données de santé — une catégorie particulière au sens de l’art. 9 du RGPD. Nous les traitons exclusivement pour le compte de votre employeur, sur la base de l’art. 9(2)(b) du RGPD (obligations et droits en matière de droit du travail et de la sécurité sociale). Elles sont conservées dans l’environnement de votre employeur et n’y sont accessibles qu’aux personnes habilitées au sein de votre organisation. En outre, des collaborateurs de Vangelder Solutions peuvent, dans des cas exceptionnels, obtenir un accès temporaire à un environnement client, exclusivement pour la maintenance, la détection d’erreurs ou le support. Cet accès est limité dans le temps, consigné, et votre employeur peut en demander un aperçu à tout moment via contact@mijnuren.be.
Lorsque votre employeur utilise le module Notes de frais, vous pouvez prendre une photo d’un ticket via l’application ou en choisir une dans votre photothèque. Cette photo est enregistrée chiffrée, avec les données de la dépense (montant, date, catégorie, description), dans l’environnement sécurisé de votre employeur et n’est visible que par vous et par les personnes qui évaluent les notes de frais au sein de votre organisation. Les photos sont utilisées uniquement pour le traitement de votre note de frais et sont supprimées lorsque vous retirez une dépense introduite. L’application n’a accès à votre appareil photo ou à votre photothèque qu’au moment où vous ajoutez vous-même une photo.
3. À quelles fins les utilisons-nous ?
- La fourniture du service mijnuren (base légale : exécution du contrat).
- Les obligations légales relatives à l’administration des salaires et à l’enregistrement du temps de travail (base légale : obligation légale de l’employeur).
- La sécurité, la prévention de la fraude, la détection d’erreurs (base légale : intérêt légitime).
- La communication à propos du service — pas de marketing sans consentement.
4. Avec qui les partageons-nous ?
Uniquement avec nos sous-traitants ultérieurs. La liste complète, leur localisation et les garanties figurent dans notre registre des traitements. Le stockage et le traitement principal de vos données de plateforme ont lieu au sein de l’Espace économique européen. Certains sous-traitants ultérieurs ont une société mère ou des établissements de support hors de l’EEE et peuvent, de ce fait, y avoir accès depuis un pays tiers pour du support ou de la maintenance ; cela se produit sous les garanties du chapitre V du RGPD (décision d’adéquation, EU-US Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types de l’UE). Un traitement passe délibérément par un réseau mondial : la protection contre les robots sur notre formulaire d’inscription, qui traite à cette occasion votre adresse IP. Pour le traitement des paiements d’abonnement, nous partageons les données de facturation de l’entreprise cliente (et non celles de travailleurs individuels) avec notre partenaire de paiement Mollie B.V. (Pays-Bas, UE). Aucune vente ni transmission à des tiers à des fins de marketing.
5. Combien de temps les conservons-nous ?
- Pendant la durée du contrat avec le client-employeur.
- Après la fin : l’export reste possible jusqu’au terme de la période payée ; ensuite l’environnement est conservé fermé et nous supprimons au plus tard 90 jours après la fermeture, plus tôt sur demande, conformément à l’article 16 du contrat de sous-traitance — sauf si des obligations légales de conservation (législation sociale, fiscale) imposent un délai plus long.
- Certificats médicaux : tant que votre employeur les conserve dans MijnUren. MijnUren ne les supprime pas automatiquement ; la durée légale de conservation des attestations d’incapacité de travail est une limite que votre employeur applique lui-même.
- Journaux et données techniques : 12 mois au maximum.
6. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition et — lorsque le traitement repose sur le consentement — du droit de retirer ce consentement à tout moment, sans préjudice des traitements effectués auparavant. Les travailleurs exercent ces droits via leur employeur (administrateur RH) ; les clients-employeurs via contact@mijnuren.be. Nous répondons dans les 30 jours. Pas satisfait ? Vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.
Si vous utilisez MijnUren Solo en tant qu’indépendant, vous êtes vous-même responsable du traitement et la démarche est directe : comment faire supprimer votre compte et vos données explique pas à pas ce que vous pouvez effacer vous-même dans l’application, ce que nous faisons sur demande, et ce que nous devons légalement conserver.
7. Sécurité
TLS en transit, chiffrement au repos chez nos partenaires d’hébergement, vérification en deux étapes obligatoire pour les administrateurs et les rapporteurs, et séparation entre environnements clients au niveau de la base de données. Nous réalisons une sauvegarde quotidienne de la base de données, conservée sept jours. Les fichiers téléversés (certificats, documents, tickets) sont copiés chaque jour, depuis le 19 août 2026, vers un stockage distinct chez Microsoft aux Pays-Bas, chiffré avec notre propre clé ; un fichier supprimé par votre employeur en disparaît dans les trente jours. Les décisions relatives aux congés, aux notes de frais et aux états de prestations sont consignées avec l’utilisateur et l’horodatage — il s’agit d’une piste d’approbation, pas d’un historique complet des modifications, et les accès en lecture ne sont pas consignés. Tout est détaillé à l’annexe C de notre contrat de sous-traitance ; une description technique peut être fournie sur demande.
8. La démo sur app.mijnuren.be
Sur app.mijnuren.be/demo, vous pouvez essayer MijnUren dans une PME fictive. Nous ne vous demandons que votre adresse e-mail.
Ce que nous en faisons. Dès que vous effectuez une action dans la démo — changer de rôle, choisir une formule ou une couleur d’accentuation, ou ouvrir une rubrique autre que le tableau de bord — nous vous envoyons un seul e-mail contenant un lien personnel pour y revenir plus tard. Si vous cliquez sur ce lien, nous savons que l’adresse est bien la vôtre. Quelques jours plus tard, nous vous demandons une seule fois ce que vous en avez pensé. Ensuite, nous ne vous envoyons plus rien, sauf si vous avez coché sur le formulaire que vous souhaitez rester informé ; cette case est décochée par défaut et vous pouvez la désactiver à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail. Si vous remplissez le formulaire sans rien consulter ensuite, nous ne vous envoyons rien.
Ce que nous enregistrons. Afin de comprendre où les visiteurs décrochent et de pouvoir vous aider de manière ciblée, nous enregistrons par démo ce que vous y faites, au niveau des rubriques et des choix : les rubriques que vous ouvrez (par exemple « fiche mensuelle ouverte »), le rôle, la formule et la couleur d’accentuation que vous choisissez, jusqu’où vous allez dans la visite guidée et si vous la terminez ou la passez, si vous réinitialisez ou fermez vous-même votre environnement, la durée de votre démo, et le volume de ce que vous y avez fait — par exemple le nombre de demi-journées saisies ou de demandes de congé traitées. Nous mesurons également le temps nécessaire à la préparation de votre environnement, afin de l’accélérer.
Ce que nous ne faisons pas : nous n’enregistrons pas votre écran, nous ne conservons dans cette mesure rien de ce que vous saisissez, et nous ne vous suivons pas en dehors de la démo. Ce que vous saisissez ou téléversez dans la démo elle-même — des heures, une note de frais, un fichier — se trouve dans votre environnement de démo et disparaît avec lui.
L’environnement lui-même. Il ne contient que des données fictives et disparaît quatre heures après votre dernière visite, et en tout état de cause 24 heures après sa création. Vous pouvez aussi le fermer vous-même — il disparaît alors immédiatement — ou le réinitialiser, auquel cas l’environnement subsiste mais tout ce que vous y avez fait disparaît. Les deux se trouvent dans la barre de démo en haut de l’écran.
Base légale. L’envoi du lien de retour et de l’unique question de suivi constitue une mesure prise à votre demande avant la conclusion éventuelle d’un contrat (art. 6.1.b RGPD). La mesure d’usage décrite ci-dessus repose sur notre intérêt légitime à améliorer la démo et à pouvoir vous aider de manière ciblée (art. 6.1.f) ; vous pouvez vous y opposer via contact@mijnuren.be. Nous n’envoyons d’autres e-mails qu’avec votre consentement (art. 6.1.a).
Durée de conservation et destinataires. Votre adresse et les données de démo correspondantes sont conservées 90 jours après votre dernière démo. Si vous devenez client, nous les supprimons immédiatement ; votre adresse figure alors dans votre inscription. Ne subsistent que des totaux mensuels, sans adresse. Nous ne communiquons pas les données de démo à des tiers et ne les recoupons avec aucune autre source. Pour l’envoi des e-mails, nous faisons appel à Microsoft (Azure Communication Services) ; l’environnement de démo est hébergé chez Supabase en Irlande, comme le reste de MijnUren. Le formulaire de demande utilise Cloudflare Turnstile afin de bloquer les abus automatisés ; à cette occasion, Cloudflare voit votre adresse IP. À l’ouverture de la démo, nous ne conservons votre adresse IP que sous une forme chiffrée irréversible, comme frein aux abus.
9. Modifications de cette déclaration
Les modifications substantielles sont annoncées au moins 30 jours à l’avance par e-mail aux administrateurs clients.
Conditions générales
Ces conditions s’appliquent à toute offre, tout contrat, toute commande en ligne via app.mijnuren.be et toute prestation de services de Vangelder Solutions BV relative à mijnuren, sauf dérogation écrite expresse. Le service s’adresse exclusivement aux entreprises (B2B).
1. Définitions
- Prestataire : Vangelder Solutions BV, TVA BE 0802.046.676.
- Client : l’entreprise qui souscrit un abonnement à mijnuren.
- Utilisateur : un travailleur ou collaborateur du Client ayant accès à la plateforme.
- Service : l’application SaaS mijnuren, y compris l’hébergement, les mises à jour et le support.
- Abonnement en ligne (Standard) : l’abonnement que le Client souscrit et gère lui-même en ligne via app.mijnuren.be (infrastructure partagée, résiliable chaque mois).
- Contrat Enterprise : le contrat sur offre avec environnement dédié, installation et accompagnement à l’implémentation — proposé commercialement sous le nom MijnUren Accompagné (MijnUren Begeleid).
- Modules : fonctionnalités optionnelles (telles que Notes de frais, Documents ou Sous-traitance) que le Client peut activer par environnement, avec ou sans supplément.
- Contrat de sous-traitance (DPA) : le contrat conforme à l’art. 28 du RGPD qui régit le traitement des données à caractère personnel par le Prestataire pour le compte du Client, avec les sous-traitants ultérieurs actuels repris dans le registre des traitements.
2. Formation et durée
Abonnement en ligne : le contrat est formé au moment où le Client achève le processus de commande en ligne sur app.mijnuren.be et où le premier paiement est effectué (ou, pour les formules gratuites, au moment de l’activation). L’abonnement court par mois et est chaque fois tacitement prolongé d’un mois. Le Client peut résilier à tout moment via le portail client ; l’accès est maintenu jusqu’à la fin de la période déjà payée. Il n’y a pas de remboursement pour le mois en cours. Le Service étant proposé exclusivement aux entreprises, aucun droit de rétractation du consommateur ne s’applique.
Contrat Enterprise : le contrat est formé à la signature de l’offre ou de la confirmation de commande. Durée standard : 12 mois, tacitement prolongée pour des périodes successives de 12 mois, résiliable moyennant notification écrite 60 jours avant l’échéance.
MijnUren Solo — période d'essai : le Client qui souscrit à MijnUren Solo bénéficie d'une période d'essai de trente (30) jours calendrier à compter de l'activation de son profil, sauf si une durée plus longue a été convenue par écrit. Pendant cette période, le Service est intégralement disponible, aucun moyen de paiement n'est requis et aucun montant n'est prélevé. Le Prestataire avertit le Client avant la fin de la période d'essai.
À l'expiration de la période d'essai, l'accès au Service prend fin de plein droit. Aucun prélèvement n'a lieu et l'abonnement n'est pas tacitement poursuivi : le Client qui souhaite continuer active lui-même un abonnement payant. Le Client peut également activer pendant la période d'essai ; dans ce cas, la période d'essai prend fin à ce moment et l'abonnement payant débute.
Les données de travail encodées par le Client pendant la période d'essai — journées, blocs horaires, chantiers, projets et donneurs d'ordre — sont conservées nonante (90) jours après la fin de la période d'essai. Si le Client active un abonnement dans ce délai, il retrouve ces données inchangées. À l'expiration de ce délai, elles sont supprimées des systèmes actifs ; les copies de sauvegarde subsistent encore brièvement et sont écrasées selon leur propre cycle. Pendant le délai de conservation, le Client peut obtenir sur demande une exportation de ces données, et il peut à tout moment demander leur suppression immédiate. Les factures et notes de crédit émises ne relèvent pas de ce délai : elles sont conservées aussi longtemps que la loi l'exige et restent accessibles au Client. Ce délai de conservation s'applique aux périodes d'essai qui prennent fin après l'entrée en vigueur de la présente version des conditions.
3. Prix et facturation
Abonnement en ligne :
- Les prix par utilisateur et par mois et par module sont ceux affichés au moment de la commande ou de l’activation, chaque fois hors TVA. Les tarifs actuels et le modèle complet de paliers et de réductions figurent sur la page des tarifs.
- Minimum 2 utilisateurs. Tout abonnement payant vaut pour 2 utilisateurs au minimum. Le montant mensuel est calculé sur le plus élevé de (a) le nombre d’utilisateurs actifs et (b) 2 — le plancher mensuel s’élève ainsi à 12 € (Base) ou 24 € (Complet), chaque fois hors TVA, même si moins de 2 utilisateurs sont actifs.
- Réduction de volume. À partir du 25e utilisateur, une réduction de 25 % s’applique sur le tarif utilisateur de la formule choisie ainsi que sur le supplément des modules optionnels (Base 4,50 €, Complet 9 € par utilisateur à partir du 25e ; un module optionnel y coûte 2,25 € au lieu de 3 €).
- Remise de bienvenue via code entrepreneur (MijnUren Solo). Si le Client s'inscrit au moyen d'un code reçu d'un entrepreneur et reconnu comme valide à ce moment, il bénéficie d'une remise de 50 % sur les trois premiers prélèvements de son abonnement. La remise est octroyée une seule fois par profil et prend cours au premier paiement ; elle ne s'applique pas pendant la période d'essai, laquelle est de toute façon gratuite. Un code qui n'est pas reconnu comme valide lors de l'inscription ne donne droit à aucune remise et ne peut plus être ajouté par la suite.
- Les modules payants optionnels de la formule Base sont facturés par utilisateur : +3 € par utilisateur et par mois et par module, avec la même réduction de volume à partir du 25e utilisateur (+2,25 €). Le module Sous-traitance est gratuit.
- Le paiement s’effectue mensuellement et anticipativement par domiciliation SEPA, traitée par notre partenaire de paiement Mollie B.V. Le nombre d’utilisateurs actifs (avec un minimum de 2) et les modules activés déterminent le montant mensuel ; les modifications sont régularisées lors du prélèvement suivant (pas de prorata au sein du mois).
- Après chaque prélèvement, le Client reçoit automatiquement une facture par e-mail ; toutes les factures restent téléchargeables dans le portail client.
- En cas d’échec d’un prélèvement, le Client reçoit un rappel avec une nouvelle tentative de recouvrement. À défaut de paiement, l’accès à l’environnement peut être suspendu jusqu’à régularisation ; les données du Client sont dans ce cas conservées.
- Les formules ou modules offerts gratuitement peuvent être rendus payants ou supprimés par le Prestataire, moyennant annonce au moins 60 jours à l’avance.
- Les modifications de prix (autres que l’indexation) sont annoncées au moins 30 jours à l’avance ; en cas de désaccord, le Client peut résilier sans frais à la date d’entrée en vigueur.
Contrat Enterprise :
- Les frais d’installation sont uniques et payables à la signature.
- Le forfait mensuel est facturé anticipativement, annuellement ou trimestriellement au choix.
- Délai de paiement : 30 jours à compter de la date de facture. En cas de retard de paiement : intérêts de plein droit conformément à la loi sur le retard de paiement + indemnité forfaitaire de 10 % (min. 40 €).
Tous les prix s’entendent hors TVA et peuvent être indexés annuellement selon l’indice Agoria, avec un maximum de 5 % par an.
4. Niveau de service (SLA)
- Disponibilité : 99,5 % mesurée sur une base mensuelle (hors maintenance planifiée).
- Maintenance planifiée : annoncée au moins 48 h à l’avance, de préférence en dehors des heures de bureau.
- Délai de réaction aux incidents critiques : dans les 4 heures ouvrables (forfait de base) — plus rapide en cas de contrat de support de première ligne actif.
5. Obligations du Client
- Fourniture en temps utile des données de base pour l’installation.
- Utilisation correcte conforme aux conditions d’utilisation acceptable (pas de rétro-ingénierie, pas d’usage détourné, pas de contenu illicite).
- Sécurisation des identifiants de connexion et désignation d’un administrateur responsable.
- Respect des obligations RGPD à l’égard de ses propres travailleurs (obligation d’information, registre des traitements, etc.).
Le traitement des données à caractère personnel par le Prestataire pour le compte du Client est régi par le Contrat de sous-traitance (DPA), qui fait partie intégrante du présent contrat. Les modifications des sous-traitants ultérieurs se déroulent comme décrit dans le registre des traitements.
Pour qui souscrit à MijnUren Solo : le traitement des données à caractère personnel que l’indépendant place lui-même dans MijnUren Solo — ses donneurs d’ordre, ses encodages et ses factures — est régi par l’annexe de traitement des données MijnUren Solo, qui fait partie intégrante des présentes conditions générales.
6. Propriété intellectuelle
Tous les droits sur le logiciel, le code source, le design et la documentation restent la propriété de Vangelder Solutions BV. Le Client reçoit un droit d’usage non exclusif et non transférable pour la durée du contrat. Les données du Client restent la propriété du Client.
7. Responsabilité
Le Prestataire est responsable du dommage direct résultant d’un manquement qui lui est imputable dans l’exécution du présent contrat. Le dommage indirect ou consécutif — dont le manque à gagner, la perte de chiffre d’affaires, la perte de clientèle, l’atteinte à la réputation et la perte ou l’altération de données due à une cause extérieure au Service — est exclu dans la mesure où la loi le permet. La responsabilité totale du Prestataire est limitée, par année contractuelle, aux redevances que le Client a payées pour le Service au cours des douze mois précédant le fait dommageable, avec un minimum de 250 €. Ces limitations et exclusions ne s’appliquent ni au dommage résultant d’un dol ou d’une faute lourde du Prestataire ou de ses préposés, ni au dommage corporel, ni à tout autre dommage qui, selon le droit belge impératif, ne peut être limité ou exclu. Elles ne portent pas non plus atteinte au régime de responsabilité prévu par le contrat de sous-traitance dans la mesure où il découle de l’article 82 du RGPD.
8. Force majeure
Aucune des deux parties n’est responsable d’un retard ou d’une inexécution résultant d’un cas de force majeure (cyberattaque sur l’infrastructure d’un sous-traitant ultérieur, catastrophe naturelle, guerre, pandémie, mesures des pouvoirs publics).
9. Résiliation
- Abonnement en ligne : la résiliation est possible à tout moment via le portail client (voir article 2) ; le contrat prend fin à l’expiration de la période payée.
- En cas de manquement grave : résiliation possible moyennant mise en demeure par envoi recommandé et délai de réparation de 30 jours.
- En cas de fin de contrat : le Client peut exporter ses données jusqu’au terme de la période payée ; ensuite l’environnement est fermé et les délais de l’article 16 du contrat de sous-traitance s’appliquent : choix entre restitution et suppression dans les 30 jours suivant la fermeture, suppression au plus tard 90 jours après la fermeture et plus tôt sur demande.
10. Droit applicable et litiges
Le présent contrat est exclusivement régi par le droit belge. Les litiges relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement de Flandre-Orientale, division Saint-Nicolas.
11. Modifications
Le Prestataire peut modifier les présentes conditions lorsqu’un motif valable le justifie, notamment : une modification de la législation ou de la réglementation ou une décision d’une autorité compétente ; de nouvelles exigences de sécurité ; des adaptations techniques nécessaires ; des modifications des fonctionnalités ou de la composition du Service ; ou des modifications objectivement justifiées des coûts des fournisseurs. Les modifications substantielles sont annoncées au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Si le Client n’est pas d’accord, il peut résilier sans frais à la date d’entrée en vigueur.